RESPONSABLE DU PÔLE ADMINISTRATIF (H/F)

Piloter la cellule administrative de la direction et du PTO 60% :

• Encadrer l’équipe administrative dédiée aux missions administratives de la direction, du PTO, de l’ODP et du PET et à la gestion du courrier (4 personnes)
• Assurer la coordination et l’organisation du travail de la cellule
• Contribuer à la valorisation de l’action de la direction et du PTO à travers différents supports (rapport d’activité, présentation PPT…)
• Contribuer et rédiger les courriers en réponse à l’usager du PTO, du PET et de la Direction (soit environ 1000 courriers par an)
• Faire le lien avec les responsables des secteurs et les responsables des mairies de proximité pour obtenir les éléments nécessaires à la rédaction des réponses
• Opérer un suivi régulier dans le logiciel maarch pour gérer les relances et faire le lien avec les différents interlocuteurs
• Apporter une expertise technique : rédaction de procédures, de modèles, évaluation et suivi

Suivre des dossiers administratifs et piloter des projets administratifs 20% :

• Piloter et assurer le suivi des dossiers juridiques, fonciers, administratifs (conventions, questionnements juridiques, procédures foncières…)
• Préparer, rédiger et suivre les dossiers soumis aux commissions et/ou à délibération
• Piloter en lien avec la référente administrative les dossiers de subventions du Pôle Etudes et Travaux
• Elaborer et/ou contribuer à la réalisation des supports de présentation et comptes-rendus des différentes instances de la ville d’Orléans et /ou d’Orléans Métropole. Faire le lien avec les responsables de secteurs  pour obtenir les éléments nécessaires à la préparation des dossiers

Assurer le pilotage des marchés transversaux de la direction 15% :

• En lien avec le Service d’Appui Ressources (SAR) et les utilisateurs, recenser les besoins de l'ensemble de la direction voirie et de la propreté de la collectivité si l'objet du marché le nécessite (concertation avec les utilisateurs du marché, identification des points forts et points faibles du marché actuel, recherche de piste d'amélioration, …)
• Identifier le panel fournisseur et contribuer au sourcing si nécessaire en lien avec le Service d’Appui et Ressources (SAR) et la Direction de la Commande Publique et des Achats.
• Avec l'appui du SAR et en collaboration avec les utilisateurs du marché (référents techniques identifiés) : définir l'ingénierie du marché en lien avec le SAR et la DCPA, constituer les lots, fixer les mini / maxi, définir les critères de jugement, clauses spécifiques
• Coordonner l’analyse des lots
• Assurer le relai entre le SAR et les utilisateurs
• Assurer un rôle d’interface technique auprès du titulaire tout au long de l’exécution du marché

Assurer l’animation du réseau des chargés de missions des Pôles Territoriaux 5% :

• Piloter l’animation du réseau
• Travailler avec les chargés de missions des pôles territoriaux (3 personnes) à l’optimisation/harmonisation des process et procédures internes