AGENT D'ACCUEIL (H/F)

Missions du Primo accueil :

• Accueil physique et téléphonique

  • Information de premier niveau

  • Délivrer des informations de préinscription en crèche

  • Évaluation de la situation pour la prise de rendez-vous des demandes de domiciliations

  • Annonce et orientation vers les services ou professionnels concernés

  • Gestion des demandes de rendez-vous à l’espace numérique

  • Réception et tri du courrier des services et des personnes domiciliées au CCAS

  • Tenue des statistiques sur les contacts physiques et téléphoniques

  • Appui auprès de la Direction à l’envoi et à l’arrivée du courrier en cas d’absence  

• Mise à jour des informations destinées au public et en interne

  • Mettre  à jour les outils d’informations du Primo Accueil (tableaux de suivi des réservations de salles et véhicules, informations sur l’écran)

  • Gérer le fond documentaire à la disposition du public : approvisionner les présentoirs, gérer l’affichage dans l’espace attente et dans la vitrine

• Logistique 

  • Gérer le pool de véhicules de la Direction de l’Animation Sociale, de la Santé et des Solidarités (réservations, suivi des véhicules, suivre le stock papier et enveloppes)

  • Appuyer la responsable du Primo Accueil en cas de besoin d’interventions techniques (problème ascenseur, accès au bâtiment …)

Mission de l’accueil Espace Info Aînés

• Accueil physique et téléphonique

• •  Accueillir physiquement et téléphoniquement le public (les séniors et leurs proches) et les professionnels

  • Analyser des demandes et renseigner de façon simple, précise et claire

  • Informer sur les prestations proposées par le service des Aînés (Service à la personne, Espace Info Aînés, Animations) et envoyer les infos par mail ou courrier

  • Analyser et traiter la demande pour orienter au mieux : vers les collègues du service des Aînés (Espace Infos Aînés, Service à la personne ou autres) ou vers les partenaires (Agences Départementales des Solidarités ou autres…)

  • Restituer et hiérarchiser les problématiques auprès des travailleurs sociaux de l’Espace Infos Aînés et du Service aide à la personne (demandes de RDV, ouverture de prestation…)

  • Tenir à jour les statistiques d’accueil dans le logiciel métier

  • Recenser et mettre à jour les informations affichées et mises à disposition au sein de l’Espace Infos Aînés 

• Réaliser des tâches administratives

  • Appui au Service à la Personne

    • Créer/mettre à jour/classer les dossiers (version papier et dans application numérique métiers) des usagers : contrats, attestation fiscale….

    • Gérer les envois de courriers : contrats, courrier d’information 

    • Traiter les résiliations de contrats : archiver les dossiers papiers, clôturer les dossiers informatiques

    • Traiter la boite mail générique SAP en l’absence de la chargée de mission et en lien avec le responsable de l’Espace Info Ainés 

• Logistique

  • Participer à l’organisation d’actions de prévention dont l’Espace Info Aînés est partenaire ou porteurs (réservation de salle, inscriptions de participants…)

  • Organiser la logistique des réunions d’information mensuelle (feuille d’émargement, collation)

  • Organiser la logistique des permanences sur les marchés (mise à jour des documents mis à disposition des usagers)

  • Participer aux cellules de crise qui pourraient être déclenchées (canicule, risque sanitaire…)