ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Présentation de la Direction générale

À une heure de Paris et aux portes du Val de Loire, Orléans Métropole et la ville d’Orléans disposent d’incomparables atouts en matière de cadre de vie et de dynamisme. Territoire, en pleine croissance démographique, mettant en œuvre des projets ambitieux. Saviez-vous qu’Orléans arrive 1ère au classement des villes les plus attractives pour vivre et travailler ? https://www.youtube.com/watch?v=yLPrOyKUq3A

Nos deux collectivités sont réunies afin de construire une organisation toujours plus performante pour garantir un service public efficient. Au quotidien, 3500 agents œuvrent chaque jour pour le bien-être de leurs habitants au cœur d'une métropole de 282 800 habitants (22 communes). Ce sont plus de 200 métiers que comptent nos collectivités et nous sommes tous au service de nos administrés.

Notre perpétuelle ambition : poursuivre l’accroissement au quotidien du bien-être et du bon équilibre des agents ainsi que le développement des performances individuelles et collectives et veiller à toujours offrir un service public de qualité.

Contexte de travail

Rejoindre la Direction générale « Développement du Territoire et de l’Attractivité » (DTA) et plus particulièrement la direction de l’Aménagement urbain, de l’habitat et de la planification, c’est participer au développement du territoire par l’aménagement et le développement économique, contribuer à la politique habitat, offrir une qualité de formation et d’études supérieures aux étudiants. Mais c’est aussi promouvoir le territoire au travers de grands évènements et développer une politique touristique attrayante.

Au sein de la direction de l’Aménagement urbain, de l’habitat et de la planification, le service projets urbains dans lequel vous évoluerez met en œuvre des projets d’aménagements urbains durable de leur conception jusqu’à leur réalisation. Il est le chef d’orchestre de la transformation du territoire, garant d’un développement cohérent, durable, innovant et partagé avec les habitants. Le service est en charge de mettre en œuvre la politique d’aménagement urbain définie par la mairie d’Orléans ou Orléans métropole pour les opérations déclarées d’intérêt communautaires.

Missions

Au sein de la Direction de la Planification de l’Aménagement Urbain et de l’Habitat, sous la responsabilité directe du Directeur, vous aurez pour mission d’assurer l’assistance administrative et la gestion de l’agenda du Directeur de la Planification de l’Aménagement Urbain et de l’Habitat, ainsi que de l’Adjoint(e) au Maire de la Ville d’Orléans en charge de l’urbanisme.

Secrétariat du directeur
- Assurer le suivi de la mise à jour de l’agenda du directeur
- Organiser des réunions diverses, COPIL et autres formats spécifiques d’évènements internes et externes liés aux activités de la direction
- Préparer le dossier du jour : centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous
- Gérer les appels téléphoniques : recevoir, renseigner, transcrire les messages, orienter l’interlocuteur
- Suivre les congés du directeur et des responsables de service qui lui sont rattachés
- Mise en forme de divers documents (courriers, notes, mails, compte-rendu de réunions…)
Appui au directeur pour diverses missions transversales
- Assurer l’articulation entre les services de la direction, le SAR et le directeur pour l’organisation des commissions de la Ville et de la Métropole
- Assurer l’articulation entre les services de la direction et le directeur pour diverses procédures et documents transversaux, tableaux de préparation et de suivi divers, à établir ou compléter, liés notamment aux procédures budgétaires, RH et de suivi des dossiers / affaires.
- Assurer l’arrivée et l’enregistrement des courriers reçus par la direction, leur distribution aux services concernés après visa du directeur, le suivi des réponses apportées dans les délais fixés, suivi des parapheurs
- Suivi des formations, arrêts de travail, avis médicaux, évaluations, approvisionnement des EPI en appui des services et autres besoins pour la Direction
- Accueil des stagiaires
- Enregistrer des bons de commande ponctuels, notamment de fournitures
Tenue de réunions/agendas/accueil et appels téléphoniques de l’Adjoint(e) au Maire en charge de l’urbanisme
- Tenir l’agenda de l’adjointe au Maire de la Ville d’Orléans en charge de l’urbanisme
- Organiser les réunions, envoyer les invitations ; transmettre les informations
- Préparer le dossier du jour : centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous
- Gérer les appels téléphoniques : recevoir, renseigner, transcrire les messages
Animation du réseau des assistantes de la Direction
- Mise en place d’outils communs (tableaux de bord…)
- Sécurisation / harmonisation de tous les process internes à la Direction
- Favoriser la polyvalence (appui en renfort)

Spécificités du poste

Temps de travail annuel : 1 607 heures
Horaires variables ou fixes
Lieu de travail : Espace Saint Marc

Compétences techniques attendues

Connaissance de l’environnement territorial
Maîtrise des outils informatiques, internet et logiciels internes
Maîtrise des règles administratives de rédaction et d’organisation et des procédures de décision des collectivités locales
Maîtrise des règles de base de comptabilité publique
Capacités rédactionnelles (relecture et production de courriers simples)
Capacité d’organisation et de gestion des urgences et de planification des taches à réaliser en respectant les délais

Savoirs être

Qualité relationnelle
Réactivité
Aptitude au travail en équipe
Capacité d’adaptation et disponibilité
Discrétion

Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

Avantages internes et du CNAS
RTT
Prime de fin d’année
Participation Mutuelle / Prévoyance
Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
Forfait mobilité durable
Accès à la formation tout au long de la carrière
Journées enfants malades

Contact

Pour toute demande de renseignement, merci de contacter M. REVAUD Cyril, Direction de la Planification, de l’Aménagement urbain et de l’Habitat au 02.38.79.23.52.