GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE H/F

Présentation de la Direction générale

À une heure de Paris et aux portes du Val de Loire, Orléans Métropole et la ville d’Orléans disposent d’incomparables atouts en matière de cadre de vie et de dynamisme. Territoire, en pleine croissance démographique, mettant en œuvre des projets ambitieux. Saviez-vous qu’Orléans arrive 1ère au classement des villes les plus attractives pour vivre et travailler ? https://www.youtube.com/watch?v=yLPrOyKUq3A

Nos deux collectivités sont réunies afin de construire une organisation toujours plus performante pour garantir un service public efficient. Au quotidien, 3500 agents œuvrent chaque jour pour le bien-être de leurs habitants au cœur d'une métropole de 282 800 habitants (22 communes). Ce sont plus de 200 métiers que comptent nos collectivités et nous sommes tous au service de nos administrés.

Notre perpétuelle ambition : poursuivre l’accroissement au quotidien du bien-être et du bon équilibre des agents ainsi que le développement des performances individuelles et collectives et veiller à toujours offrir un service public de qualité.

Contexte de travail

Au sein de la direction de la Formation et de l’Enseignement Supérieur, le Centre de Formation d’Apprentis Orléans Métropole est un organisme spécialisé dans la formation des jeunes par alternance ou des formations professionnelles pour adultes.

Ce centre de formation est la porte d’entrée pour obtenir une formation de qualité à de nombreux métiers et dans de multiples domaines.

Particulièrement attentif à l’évolution des métiers, le CFA Orléans Métropole accompagne les entreprises confrontées aux enjeux de transition et d’adaptation des métiers dans leurs besoins de formation.

Au sein d’une équipe de 60 collaborateurs et sous la responsabilité du directeur du Centre de Formation d’Apprentis d’Orléans Métropole, vous êtes en charge de la gestion administrative du CFA. Vous pilotez avec votre collègue l’ensemble des missions de secrétariat et d’accueil du CFA.

Missions

En lien avec l’ensemble des partenaires et structures concernés, vous travaillez en transversalité avec les autres directions et services d’Orléans Métropole, vos missions consisteront à :

Assurer l’Accueil physique et téléphonique de l’établissement
Instruire, gérer et suivre les dossiers liés à la Formation Professionnelle
Réceptionner et suivre les dossiers de demandes de formation
Collaborer à la réception en entretien des stagiaires pour mettre en place un plan de formation
Elaborer les demandes de prise en charge financières (OPCO/TRANSITIONPRO/France TRAVAIL)
Etablir les devis et plannings de formation
Collecter les pièces manquantes et les saisir dans la base de données
Collaborer à l’établissement des demandes de réduction de durée de formation ou des demandes de positionnement auprès du Rectorat
Etablir et envoyer les factures de formation (mensuelles/trimestrielles ou annuelles)
Etablir les conventions et les envoyer aux entreprises d’accueil et aux stagiaires
Envoyer les convocations aux stagiaires
Etablir des feuilles d’émargement et attestations de présence en respectant le référentiel Qualiopi
Collaborer à l’établissement des questionnaires d’évaluations et les recueillir
Etablir et envoyer les attestations de démarrage et de fin de formation
Assurer une aide au service comptable (Devis et Facturation de la Formation Professionnelle)
Aider à la préparation des événements et manifestations CFA
Participer à l’élaboration des délibérations, commissions et conseils
Participer à la collaboration avec les organismes interfaces de l’apprentissage (Rectorat, Chambres consulaires, DREETS, France Compétence, Opérateurs de Compétences) en relation avec la Direction du CFA

Conseiller et assister:

les agents administratifs du CFA (suivi des congés, et relation avec les RH de la Métropole)
les formateurs (contrats et liens avec le rectorat et relation avec les RH de la Métropole, visites en entreprise)
Assurer une polyvalence au sein du pôle secrétariat
Assurer le suivi de l’archivage et classement des dossiers

Spécificités du poste

Profil souhaité : formation Administration/Secrétariat/Métiers de l’Accueil, vous disposez d'une expérience idéalement acquise dans le domaine de la formation ou de l’entreprise.

Compétences techniques attendues

Maitriser les secteurs de l’Apprentissage et de la Formation Professionnelle
Maitriser les règles et principes de la rédaction des documents administratifs
Maitriser les techniques de secrétariat
Maitriser les outils bureautiques et certains logiciels métiers
Maitriser les règles d’orthographe, de grammaire, de syntaxe
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Disposer de capacités rédactionnelles
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Informer et renseigner les agents, partenaires et usagers
S’exprimer clairement
Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoirs être

Etre organisé(e) et méthodique, rigoureux
Etre réactif(ve) et anticiper
Disposer de qualités relationnelles
Faire preuve de rigueur et de discrétion
Avoir le sens des responsabilités
Faire preuve d’initiatives
Avoir le sens du service public

Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

Avantages internes et du CNAS
RTT
Prime de fin d’année
Participation Mutuelle / Prévoyance
Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
Forfait mobilité durable
Accès à la formation tout au long de la carrière
Journées enfants malades

Contact

Frédéric BRIDAY
Directeur de la Formation et de l’Enseignement Supérieur
Directeur du CFA Orléans Métropole

02 38 83 81 81 (CFA)