ASSISTANT ESPACE INFO (H/F)

Mission 1 - Accueil physique et téléphonique

• Accueillir physiquement et téléphoniquement le public (les séniors et leurs proches) et les professionnels
• Informer sur les prestations proposées par le service des Aînés (SAP, CLIC, Animations) et envoyer les infos par mail ou courrier
• Analyser et traiter la demande pour orienter au mieux : vers les collègues du service des Aînés (CLIC, SAP ou autres) ou vers les partenaires (Conseil départemental ou autres…)
• Restituer et hiérarchiser les problématiques auprès des travailleurs sociaux du CLIC et du SAP (demandes de rendez-vous, ouverture de prestation…)
• Traiter la boite mail CLIC: analyser les demandes des usagers avant transmissions éventuelle aux coordonnatrices gérontologiques (rappeler les personnes pour approfondir la demande)
• Tenir à jour les statistiques d’accueil dans le logiciel métier
• Recenser et mettre à jour les informations affichées et mises à disposition au sein de l’Espace Infos Aînés – CLIC

Mission 2- Assistance/secrétariat

SAP (Service à la personne)

• Créer les dossiers papiers des usagers du SAP : contrats, formulaires…
• Gérer les envois de courriers : contrats, courrier d’information 
• Créer et mettre à jour les dossiers dans le logiciel métier
• Traiter les résiliations de contrats SAP : archiver les dossiers papiers, clôturer les dossiers informatiques
• Traiter la boite mail SAP en l’absence de la chargée de mission et en lien avec le responsable de l’Espace Info Ainés - CLIC

CLIC

• Créer les dossiers usagers dans le logiciel métier Millésime
• Gérer les courriers de rendez-vous des coordinatrices gérontologiques
• Mettre à jour le « classeur » des partenaires du CLIC (base de données partagées au niveau métropolitain)
• Participer aux comités de pilotage et en faire le compte-rendu en alternance avec l’assistante de la chef de service)
• Mettre à jour la base de données usagers (enregistrement une fois par mois des décès enregistrés sur la commune, participation à l’actualisation de la liste risques exceptionnels)

Mission 3- Gestion administrative/suivi dossiers

• Organiser la logistique des réunions d’information mensuelle (feuille d’émargement, collation)
• Organiser la logistique des actions de communication (participation aux forums et salons : mise à jour des documents mis à disposition des usagers
• Participer aux cellules de crise qui pourraient être déclenchées (canicule, risque sanitaire…)