GESTIONNAIRE-ADMINISTRATIF H/F

Le poste de gestionnaire administratif (h/f) – catégorie B - s’inscrit dans les missions et activités du service du développement commercial rattaché à la Direction Générale Adjointe du Développement du Territoire et Attractivité. 

La transition écologique nécessite de prendre en compte la dimension du développement durable dans les actions mises en œuvre chaque fois que possible. Une attention particulière est portée à l’animation du centre-ville d’Orléans, cœur commerçant de la métropole.

L’équipe du service du développement commercial est composée d’une responsable de service, d’un gestionnaire administratif, de deux chargés de mission développement commercial, d’un manager de centre-villes et d’un animateur du commerce. Le poste de gestionnaire administratif est directement rattaché à la responsable de service. 

Vous aurez pour mission d’assurer un rôle transversal dans l’organisation du service et d’assurer le suivi de certains dossiers :

1.     Assurer des missions d’assistanat du service :

. Assurer l’accueil physique et téléphonique

. Renseigner les commerçants ou partenaires sur les actions menées par la Ville et Orléans Métropole

. Assurer la préparation des rendez-vous du service en consolidant les éléments en amont des différentes réunions et organiser le classement

. Organiser les réunions (planification, réservation de salle...)

. Préparer, participer à certaines réunions et en rédiger les comptes rendus

. Gérer les courriers et s’assurer de la qualité des réponses

. Gérer les agendas des élus au Commerce et de la responsable du service

. Préparer et suivre les courriers (Maarch, XBUS), les parapheurs et les signatures/visas

. Préparer et suivre les actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations sous OXYAD…) pour les différentes instances (Commission, CA, Conseil Municipal, Conseil Métropolitain…)

. Mettre en place des outils de tableaux de bord pour assurer le suivi des projets du service et les échéances

2.     Assurer la gestion administrative et comptable de dossiers :

. Accompagner les commerçants pour le montage de leur dossier de demande de subvention pour la rénovation de leur devanture et enseigne et en assurer le suivi administratif 

. Renseigner sur le périmètre de sauvegarde du commerce et de l’artisanat

. Assurer le suivi du dispositif d’aide directe aux commerçants et aux artisans : suivi des crédits, suivi des dossiers de subvention des commerçants…

. Instruire les déclarations de préemption des fonds de commerce, fonds artisanaux et baux commerciaux : saisie des déclarations de cession sur le logiciel « Droit de Cités » et des préemptions en lien avec le manager centre-ville

. Préparer les dossiers des différents projets d’aménagement ou d’études… 

. Suivre les demandes de subventions des associations commerciales

. Assister le pilotage de dossier à dimension transverse ou d’organisation de la direction

. Assister le pilotage des animations commerciales en lien avec l’animation commerciale)

. Saisir les pré-engagements des bons de commande dans « SEDIT »

. Assurer le suivi des dépenses recettes par opérations (via tableau de bords) et du budget en général (engagement + pré-mandat) en lien avec le SAR Finances de la Direction.

. Mettre à jour le listing des commerçants et suivre le CRM

. Mettre en place des tableaux de bord et outils de suivi et en assurer la mise à jour