À une heure de Paris et aux portes du Val de Loire, la métropole et la ville d’Orléans disposent d’incomparables atouts en matière de cadre de vie et de dynamisme sur un territoire, en pleine croissance démographique, mettant en œuvre des projets ambitieux.
Saviez-vous qu’Orléans arrive 1ère au classement des villes les plus attractives pour vivre et travailler ? (https://www.youtube.com/watch?v=yLPrOyKUq3A)
Nos deux collectivités sont réunies afin de construire une organisation toujours plus performante et garantir un service public efficient. Ce sont ainsi 3500 agents, exerçant plus de 200 métiers différents, qui œuvrent, au quotidien, pour le bien-être des habitants de la ville et de la métropole (282 800 habitants - 22 communes).
Le service protocole et mémoire rattaché à la Direction du Bureau du Cabinet du Maire-Président est en charge de l'organisation des réceptions officielles pour le compte de la Mairie et de la Métropole d'Orléans.
Dans ce cadre la Mairie d'Orléans recherche son futur Assistant protocole et mémoire (h/f) - catégorie C pour réaliser les missions suivantes :
Réceptions protocolaires et cérémonies
- Contribuer à l’organisation des réceptions et des cérémonies
- Assurer les demandes de prestations internes et externes nécessaires à l’organisation des manifestations protocolaires
- Assurer le suivi des demandes de prestations internes et externes
- Réaliser les cartons et créer les fichiers d’invités.
- Assurer la logistique des réceptions
- Participer aux cérémonies et aux diverses manifestations et réceptions du service Protocole et Mémoire (préparation, mise en place, accueil, service)
- Contribuer aux consultations et aux achats pour les besoins des prestations à assurer
- Contribuer à optimiser la base des prestataires du service
Gérer les stocks et approvisionnements
- Gérer les volumes de stocks en fonction des prestations à réaliser
- Suivre les DLC (dates limites de consommation) et les DLUO (date limite d'utilisation optimale) et assurer la traçabilité des denrées
- Veiller au respect des normes de stockage de denrées alimentaires
- Veiller à l’adéquation des matériels nécessaires à la manutention.
- Gérer les achats & approvisionnement (Recherches de prestataires- Analyse du Marché)
Suivi activités
- Elaborer, gérer, suivre et tenir à jour en lien avec les membres de l’équipe :
Divers
- Assurer la polyvalence pour les grands évènements de la Direction
- Assurer le binôme avec l’autre assistante Protocole et Mémoire sur l’ensemble des missions
- Gérer les vacataires sur les manifestations et réceptions (planning, organisation, formation)
L’assistant(e) Protocole et Mémoire est amené(e) à interagir directement avec des interlocuteurs très variés, y compris de haut rang, et doit veiller dans ce cadre à exercer son activité avec une très grande discrétion et discernement.
Disponibilité exigée : présence indispensable lors des événements organisés en soirée, ponctuellement le week-end et les jours fériés
Lieu de travail : Centre Municipal - 1 Place de l'Etape - 45000 ORLEANS
Horaires de travail : 39h/semaine avec RTT
Maîtrisant les outils informatiques et les étapes de gestion des évènements, votre aptitude au travail d'équipe, votre sens de l'organisation et votre rigueur seront indispensables sur le poste.
Le permis B est demandé.
Disposant d'un réel enthousiasme pour l'organisation d'évènements, vous savez faire preuve d'initiative et être force de proposition.
Adapte à toutes situations et capable de gérer les situations stressantes, votre discrétion sera également indispensable pour mener à bien vos missions.
Avantages de la collectivité :
Pour toutes demandes de renseignements, merci de contacter Mme Magalie GUDIN, responsable Service Protocole-Mémoire, au 02.38.79.25.94.
